Как правильно вести документарное общение?
Предупреждаю тебя на берегу, приятель: многое из сказанного здесь будет казаться тебе очевидным, но, поверь мне, я в последнее время очень часто сталкиваюсь с неспособностью человека правильно подать претензию или отправить письмо так, чтобы свой функционал оно выполнило без проблем. Поэтому - пользуйся, будет полезненько.
Первое что нужно уяснить в процессе документооборота с любым идейным противником - это его доказуемость. Очень часто отправляя документы мы хотим, главным образом, чтобы этот факт был понятен, к примеру, суду и чтобы за него можно было пояснить кому угодно, махнув перед носом у Фомы Неверующего соответствующей бумажкой.
В случае с подачей документов нарочно - лапками, то есть - обязательно подавать документы в двух экземплярах. Один из них уходит непосредственно адресату, на втором тебе должны оставить автограф - подпись принимающего, дату приёма, печать, если есть. Главное - подтверждаемость приема документа. Обычно сопротивления в этом случае не оказывают, но следующая ситуация знакома многим: передаешь какие-нибудь документы секретарше или там продавщице недруга, просишь поставить подпись и дату приёмки - какой МХАТ тут начинается! Глаза у бедной девочки круглеют как медные блюдца, она этими блюдцами луп-луп, а ресницы туда-сюда лётают как лопасти от вертолёта МИ-20. "Ничего не могу, ничего не знаю, я не уполномочена и вообще взрослых нет дома". В этой ситуации нет ничего страшного - и, ради бога, не ори ты на девочку. Она не виновата, что у неё нет ни инструкций, ни мозгов, ни образования. Переходи к плану Бэ - почтовое отправление.
Тут тоже всё не так просто, приятель. Просто кинуть в ящик письмо, конечно же, мало. Многие считают, что достаточно дать письму уровень ЗАКАЗНОГО, потерпеть полчасика оформления этого дела в Почте России и отправить это всё с уведомлением о вручении - чек и будет являться доказательством отправки, вернувшееся уведомление - тем более.
Но у меня лично на практике случалась чудесная ситуация. Претензию направили, чек взяли, а на суде представитель идейного противника хлопает глазками - как будто этот навык был обязательным для приёма на работу в эту контору для всех работников - и говорит, что переписка ведется активная, письма отправляются часто, так что докажите-ка, что это была именно претензия, а не поздравление с Международным днем школьных библиотек.
Эта проблема тоже решаема, приятель. Для этого письма стоит отправлять с объявленной ценностью. Да, по деньгам чуть дороже выйдет, но оно того стоит периодически. Скачиваешь в этих ваших Интернетах бланк описи вложения - лежит он, собственно, на сайте Почты России - и заполняешь, можно от руки или на компилястере. Пиши понятно главное, что за документы полетели, а почтовый работник, будь уверен, поставит тебе штампик на твоей копии описи (два экземпляра, не забыл?), тщательно проверив содержимое конверта (или не проверив).
Отдельно для тех, кто в своем познании настолько преисполнился, что отправляет переведенные на компьютере в ПДФ документы с факсимиле и прочим гуру электронного документооборота. Так можно? Да, можно. Но ТОЛЬКО если это предусмотрено вашим договором с контрагентом и образцы факсимиле приложены к этому договору. Тут недавно в 2020 практика жесткая намастырилась, что документ с факсимиле могут признать недействительным, если этого нет в договоре - лучше делай всё по-старинке, вручную.
К сожалению, в нашей стране термин "электронный документооборот" означает распечатать документ, подписать, отсканировать и отправить по электронной почте. Электронная подпись не в чести, а большая часть учреждений и организаций предпочитает твердую бумажку любой электронной писульке. Поэтому навык этот - хоть и простенький - нужный. Пользуйся и, по возможности, отправь этот короткий гайд знакомому старшекласснику, студенту или другому человеку с недостатком опыта в подобных делах. В школе таким простым вещам, к сожалению не учат, так что пробелы в знаниях ребятам придётся восполнять самостоятельно.
#юрист #юристпермь
(с) Бар "Гадкий Роман" I Рассказы
